Ajanhallinta on menestystekijä uralla – ota ajankäyttö haltuun!

Jaa ja välitä

Tuntuu, kuin jotkut olisivat superihmisiä ja he ehtivät toteuttamaan villeimpiäkin unelmiaan. Miten ihmeessä he ehtivät tehdä kaiken?! Meillä kaikilla on vuorokaudessa 24 tuntia ja juju taitaakin olla siinä, miten aikaa käyttää. Ajanhallintataito on merkittävä osa itsensä johtamista ja itseohjautuvuutta. Kun osaat suunnitella elämääsi eri tasoilla ja toteuttaa suunnitelmiasi, sinulla on mahdollisuus saavuttaa unelmasi. Ajanhallinta tukee myös hyvinvointia, sillä se lisää hallinnan tunneta omasta elämästä, pystyt taklaamaan kiireen ja vähentämään stressiä. Tässä postauksessa kerron omat vinkkini siihen, miten aikataulutat arkeasi ja saat aikaan elämän, mistä unelmoit.

1. Keskity yhteen asiaan
2. Ota kalenteri käyttöön
3. Aikatauluta
4. Tunnista päivärytmisi
5. Laiskottele

1. Valitse, mihin keskityt.

Sosiaalinen media on pullollaan erilaisia esikuvia, joiden some-kuvissa vilisee entistä kiinnostavampia juttuja ja saavutuksia. On helppoa olla kateellinen, kun somessa näkee vain ne huippukohdat ja kiillotetut kuvat onnistumisista, saavutuksista ja elämyksistä. Somen aikakaudella meille on muodostunut ilmiö FOMO eli Fear Of Missing Out. Se tunne, kun näet kavereiden vaeltavan kauniissa Suomen kesämaisemassa tai julkaisseen ensimmäisen kirjansa. Minäkin haluaisin, mutta ei minulla ole aikaa. Ja tämä on totta. Sinulla ei ole aikaa tehdä kaikkea eikä ole kavereillasikaan. Valitse taistelusi. Kulje unelma kerrallaan urallasi eteenpäin.

Ajanhallinta lähtee siitä, että tiedät, mistä aikataulusi koostuu. Jos sinulla on useita kiinnostuksen kohteita ja haaveita, niin valitse kaksi tai kolme, mihin keskityt. Et voi tehdä kaikkea yhtä aikaa. Jos yrität tehdä kaikkea, huomaat pian, että et ole tehnyt oikeastaan mitään. Valitse päätavoitteesi, eli mihin haluat keskittyä eniten ja mitä haluat edistää elämässäsi. Tavoitteesi voi olla mikä vain unelmasi toteuttaminen, kuten kitaran soiton opettelu, taiteellisen harrastuksen aloittaminen, Fitness-kisoihin treenaaminen, opintojen aloittaminen, kouluun pyrkiminen, oman yrityksen perustaminen tai vaikka ajokortin ajaminen.

Opiskelen tällä hetkellä kasvatustieteen maisteriksi ja ennen opintoihin pääsyä kokoaikaisen työnohessa suoritin kasvatustieteen aineopinnot, jotta voin hakea kasvatustieteen maisteriopintoihin. Tämä vaati opintojen aikatauluttamista työn oheen ja aikatauluttamista suhteessa yhteishakuun. Jotta voi yhteishaussa hakea, täytyy hakukelpoisuuden antavat opinnot olla suoritettu tiettyyn päivämäärään mennessä. Nyt kun olen saavuttanut unelmani opiskelupaikasta ja opinnot rullaavat riittävän hyvin, minulla on ollut aikaa ja jaksamista uusien unelmien toteuttamiseen, joista tällä hetkellä keskityn tähän blogin rakentamiseen. Mikä on sinun tämän hetken suurin unelmasi, jonka eteen työskentelet määrätietoisesti?

2. Kalenterin avulla ajanhallinta on käsissäsi

Ota kalenteri käyttöön. Ajanhallinta vaatii oikeat ja sinulle sopivat välineet. Voit valita sähköisen kalenterin tai paperisen, tai molemmat! Sähköinen kalenteri on helppo ottaa käyttöön puhelimella. Jos sinulla on Android-puhelin, niin sinulta löytyy puhelimesta Googlen kalenteri, mitä voit hallinnoida myös tietokoneella. Paperisia kalentereita on useita erilaisia ja jokaisen tarpeeseen sopivia. Suosittelen tutustumaan ajan kanssa erilaisiin kalentereihin, jotta löydät itsellesi mieluisan ja sopivan. Kun kalenteri palvelee tarpeitasi, tulee sitä myös helpommin käytettyä.

Jos olet innokas tekemään ja askartelemaan itse, niin tutustu bujoiluun(Bullet Journal). Bujo-ohjeiden avulla voit rakentaa itse juuri sellaisen kalenterin sekä muistiinpanot, mitä itse toivot. Ajanhallinnasta ja aikatauluttamisesta tulee mielekästä, kun laadit sinua ilahduttavan kalenterin ja muistiinpanot.

👉🏻 Lue myös “Top 5 parasta kalenteria!”

Ajanhallinta vaati oikeiden välineidein, kuten kalenterin löytämistä ja käyttöönottoa.

3. Ajanhallinta ja aikatauluttamisen taito

Laadi aikataulu vuositasolle, kuukausi- viikko- ja päivätasolle. Ihan ensimmäisenä valitse yksi asia, mihin keskityt eli se päätavoite. Kirjaa itsellesi vihkoon, kalenteriin tai unelmakarttaasi, mitä olet saavuttanut vuoden päästä. Laita tavoitteet näkyville esimerkiksi jääkaapin oveen, kehystä seinälle tai kirjoita tietokoneen työpöydälle muistilapulle. Kun vuositason tavoitteet ovat näkyville, muistuttavat ne sinua siitä, miksi ponnistelet päivittäin ja mitä varten teet työtä. Tavoitteestasi riippuen voi olla paikallaan laatia myös vuosineljänneksen tavoitteet, esimerkiksi jos tavoitteesi on säästää rahaa. Eli pilko vuositavoite kolmen kuukauden tavoitteeksi, eli mieti, missä olet ja mitä olet saavuttanut kolmen kuukauden päästä.

Aikatauluta unelmat arjen tasolle

Pilko vuosi tai vuosineljännestavoitteet kuukausikohtaisiksi tavoitteiksi. Mieti aikaa kuukauden päähän, missä olet silloin ja mitä olet saavuttanut siihen mennessä? Tämän jälkeen tarkastele kuukausikohtaisia tavoitteitasi. Mieti, mistä nämä tavoitteet rakentuvat. Mitä asioita niihin kuuluu ja mitä konkreettisia asioita sinun tulee tehdä, jotta kuukauden päästä olet tavoitteessasi. Pilko kuukausi tavoitteet viikkokohtaiseksi tavoitteiksi ja kirjaa ne ylös kalenteriisi.

Nyt tänään mieti, mitä sinun tulee viikon aikana tehdä, jotta saavutat viikkokohtaiset tavoitteesi. Meillä jokaisella on velvollisuuksia, joita täytyy hoitaa. Kirjaa kalenteriin kaikki pakolliset menot ja velvollisuudet. Tämän jälkeen tarkastele viikkoasi ja päiviäsi. Aseta päiväkohtaiset tavoitteet ja tehtävät, joiden avulla saavutat viikkotavoitteesi. Aikatauluta kalenteriin koko viikon ajalle tehtäviä, jotka vievät sinua kohti tavoitetta. Jos sinulla ei ole mielessä konkreettisia tehtäviä, voit joka arkipäivälle aikatauluttaa tunnin verran aikaa, jolloin laitat kaikki muut asiat syrjään ja työstät unelmaasi. Tämän tunnin aikana voit esimerkiksi etsiä tietoa, laatia suunnitelmaa unelmasi saavuttamiseksi tai olla yhteydessä ihmisiin ja rakentaa verkostoa.

Hybridiaikataulu

Joitain tehtäviä voi olla hankala ja tarpeetonta aikatauluttaa tarkasti tiettyihin päiviin. Joskus myös on tehtäviä, joiden aikataulu on joustava ja ne tehdään sitten, kun velvollisuudet ja pakolliset tehtävät sekä unelmien kannalta tärkeimmät tehtävät on hoidettu. Tämän vuoksi itse pidän hybridiaikataulua. Aikataulutan tehtäviä päiväkohtaisesti kuluvalle sekä tuleville viikoille. Tämän lisäksi jokaiselle viikolle minulla on “To do”-lista, josta hoidan asioita pois päiväjärjestyksestä aina sen mukaan, kun ehdin ja on inspiraatiota. Minulla on myös “To do”-lista kuukausille. Esimerkiksi heinäkuulle 2021 olen aikatauluttanut yhden 15-sivun esseen kirjoittamisen. Tiedän, että se odottaa minua siellä ja hoidan asian, sitten kun on sen aika ja muut asiat on hoidettu ennen sitä. Tällä esseellä kun on palautuspäivä vasta elokuun puolessavälissä.

Muista olla joustava aikataulujesi kanssa. Laatimasi aikataulut ovat vain suunnitelmia ja taika piileekin siinä, että harjoittelet olemaan joustava ja muokkaamaan aikataulua tilanteen ja tarpeen mukaan. Tämän vuoksi monitasoinen tavoitteiden asettaminen ja aikatauluttaminen on kannattavaa, sillä pystyt jouhevasti muokkaamaan aikataulua tarpeen mukaan. Olen aikatauluttanut esseen kirjoittamisen heinäkuulle, mutta motivaationi ja jakamiseni mukaan tarkastelen, jos tekisinkin sen jo kesäkuussa, niin saisin lomailla ihan koko heinäkuun. Tämän joustomahdollisuuden olen kirjannut myös aikataulusuunnitelmaani, eli kirjaa myös toteutussuunnitelmaa aikataulun kylkeen.

💌 Tule mukaan Uralla-sähköpostilistalle, niin saat Toimintasuunnitelma-työkirjan urasuunnittelun käynnistämisen tueksi. Saat myös kerran kuussa viestin, mikä sisältää piilopodcast-jakson ja vinkit urasuunnitteluun.

4. Tunnista tehokas aikasi

Olet varmasti kuullut puhuttavan aamuvirkuista ja iltavirkuista. Kumpi sinä olet? Tai kenties et ole kumpikaan vaan kykenet joustamaan tilanteen mukaan. Meillä jokaisella on omanlainen vuorokausirytmi ja rutiinimme. Tunnista, mihin aikaan päivästä sinulla on tehokkain aika. Mihin aikaan päivästä kykenet luovaan ajatteluun ja tuntuu, että aivosi toimivat parhaiten. Jos olet tehokkaimmillasi heti aamusta, niin aikatauluta itsellesi aamuun kaikkia ajatustyötä ja luovuutta vaatimat tehtävät. Jos taas tarvitset aikaa heräämiseen aamulla, niin tee aamulla rutiinin omaisia tehtäviä ja aikataulut iltapäivään ajatustyötä vaativat tehtävät. Aikaan saamisen taika on siinä, että käytät aikaasi laadukkaasti. Tee vähemmän aikaa ja laadukkaasti. Jos tuntuu, ettet pysty keskittymään, etkä saa mitään aikaiseksi, niin älä tee. Aikatauluta tehtävä myöhempään ajankohtaan tai vaikka seuraavalle päivälle. Ole joustava oman jaksamisesi, inspiraatiosi ja motivaatiosi suhteen.

5. Ajanhallinta sisältää myös laiskottelua.

Päätä, milloin työskentelet ja milloin et. On tärkeää, että joka päivä rajaat työskentelyäsi ja jätät aikaa myös laiskottelulle. Parhaat ideat syntyvät pysähtyessä. Luovuus saa tilaa, kun ajat alas kierrokset ja jatkuvan ajatustyön. Irrottaudu kaikesta ajattelutyöstä ja olla möllöttele vain. Tehokkuus kumpuaa laiskottelusta, jaksamisesta ja motivaatiosta.

Sinä saat muuttaa mieltäsi! Jos unelman tavoittelu alkaa tuntua raskaalta ja motivaatio häviää, niin mieti, haluatko todella sitä, minkä eteen työskentelet sillä hetkellä. Saat muuttaa mieltäsi ja keskeyttää koko projektin. Lopeta ja hengähdä hetki. Oikean ajan tullen, voit miettiä, jos otat tavoitteeksi jonkin toisen unelman tavoittelun.

Jos pidät tuottamastani sisällöstä, niin tule mukaan sähköpostilistalle ja saat avaimet Uralla-kahvihuoneeseen. Olisi ihanaa, jos vinkkaat blogini myös kaverillesi. Se onnistuu helposti esim. WhatsApp-kuvaketta painamalla.

Jaa ja välitä

3 kommenttia artikkeliin “Ajanhallinta on menestystekijä uralla – ota ajankäyttö haltuun!

  1. Kiitos näistä vinkeistä ajanhallintaan liittyen. Tuo hybridiaikataulu on luultavasti, mitä itse noudatan huomaamatta. On päiväkohtaisia ja viikkokohtaisia tehtäviä, missä priorisointi tehtävien välillä voi vaihdella. Tämä siis tapahtuu sekä työssä että kotona tapahtuvien asioiden kanssa. Kaverin työssä järjestettiin projektitoiminnan koulutus, mistä sertifikaatin myötä sai eväät projektitoiminnan johtamiseen. Kaveri koki, että hieman enemmän on alkanut saada järjestelmällisyyttä ajankäyttöön koulutuksen myötä koska hänellä on ollut vielä suurempia ongelmia ajankäytön hallinnassa.

    1. Kiitos viestistäsi. Heräsi kiinnostus projektitoiminnan koulutukseen. Täytyypä itse tarkkailla, onko mahdollisuutta osallistua sellaiseen. Opiskelukaveri vinkkasi tänään minulle sellaisesta kännykkäsovelluksesta, kuin Timetracker. Ajattelin tutustua tähän ja katsoa, olisiko siitä apua itselleni useamman asian ja prosessin hallinnassa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *